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让Word工作效率大增

作者: 来源:中国教程网 点击: 日期:2007-04-02

你想更精确地选取文章段落吗？你的文件还没存盘就死机了，该怎么办呢？希望按个键就能输入一长串专用名词吗？这都不是难事，只要利用快捷键，就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务！
　　除了Windows外，最需要使用快捷键的场合，莫过于“Office”系列的套装软件了，因为它的操作重复性高，加上界面选单十分繁琐，如果你不善用快捷键，往往会让你事倍功半。
　　而在这套软件中，“”又是大家最常用的工具之一，无论是打公文、写报告还是凑情，都得用它。因此，笔者特别针对“”写了这篇快捷键的活用组合，也希望大家平时多加操练，养成习惯后，你就会发现妙用无穷！
　　这些基本的快捷键适用于大部分应用程序，如Office系列软件、记事本、画笔等，全都能用此省下不少操作时间：
快捷键功能
　　＜Ctrl＞+＜C＞复制
　　＜Ctrl＞+＜X＞剪切
　　＜Ctrl＞+＜V＞粘贴
　　＜Ctrl＞+＜Z＞复原
　　＜Ctrl＞+＜A＞全选
　　＜Ctrl＞+＜F2＞打印预览
　　＜SHIFT＞+＜F4＞跳到下一页
　　＜Ctrl＞+＜F4＞依序关闭打开的文件
　　＜F12＞另存新文件
　　＜Ctrl＞+＜S＞保存文件
　　＜Ctrl＞+＜O＞打开旧文件
　　＜Ctrl＞+＜P＞打印

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　　＜Ctrl＞+＜W＞关闭文件
　　当然，笔者重点介绍的还下面这几个“独门密技”：^_^
一、独门密技之一：选取文章段落
　　＜F8＞功能键是属于“不能不用”的按键之一，它的主要功能是“扩充选取范围”，也就是除了用鼠标拖曳的方式外，搭配＜F8＞键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。
　　当你将鼠标移到文章中，就可以利用＜F8＞键来执行不同的选取动作：
　　1. 按一下＜F8＞键：设置选取段落的起点。2. 连续按两下＜F8＞键：选取一个字。
　　3. 连续按三下＜F8＞键：选取一串句子。
　　4. 连续按四下＜F8＞键：选取一段。

　　5. 连续按五下＜F8＞键：全选。
　　如果想脱离EXT模式，只要按一下键盘左上方的＜ESC＞键就可以了。下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用这个技巧可以让你的选定更精确：
　　1. 首先将鼠标移到选取范围的起点。
　　在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。
　　按一下＜F8＞键。窗口下方会显示“EXT”字样。 www.edu4u.com.cn
　　2. 然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。
　　在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。

二、独门密技之二：紧急抢救文件
　　俗话说“天有不测风云”，有时我们用工作了很长时间，文件还没存盘，却突然遇到停电或死机，这时真让人欲哭无泪！这里有一招应急用的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。
　　1. 首先按“工具”，再按“选项”；
　　2. 接着找出自动记录文件的位置；
　　按一下“文件位置”标签；
　　点选“自动恢复文件”。
　　按一下[更改]。
3. 利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：
　　按住鼠标左键不放，拖曳选取“文件夹名称”；
　　按住＜Ctrl＞不放，再按下＜C＞键；
　　按一下[取消]回到下。
　　注意：如果你的不太稳定，常让你做无用工，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。
　　4. 打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置。
　　在网址处点一下鼠标左键，按一下＜Ctrl＞与＜V＞键，接着按＜Enter＞。
　　5. 会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

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　　从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。
　　在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。

三、独门密技之三：自定义常用短语
　　不管是应付操作还是工作需要，你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办？当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决，但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。^_^
　　1. 点“插入--自动图文集”，输入一条你常用的短语，如：“我爱我的中国”，按回车，再按[关闭]；
　　2. 点“工具--自定义--[键盘]”；
　　3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”；
　　4. 在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成日后操作上的困扰。
　　按一下指定的快捷键。如此处选用＜Alt＞与＜Q＞键。
　　按[指定]、[关闭]。
　　5. 到此已经大功告成了。以后只要想用这个词句，按一下指定的快捷键就成啦：　　按住＜Alt＞键不放，接着再按＜Q＞键，就会出现你刚才输入的长串字句啦！

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